○綾川町戸籍事務を処理する電子情報処理組織に係るデータ保護管理規程
平成18年3月21日
訓令第13号
(目的)
第1条 この訓令は、戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係る戸籍又は除籍のデータの保全及び保護に関し必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍又は除籍に関する磁気情報をいう。
(2) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスクその他の戸籍データを記録している磁気媒体をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の調整、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務並びに戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(保護管理者の指定)
第4条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム、ドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、保護管理者を置き、住民生活課長をもって充てる。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況、これに関する機器等について常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異常の有無について定期的に、又は随時に点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのプログラムの障害の有無について、定期的に、又は随時に点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(記録媒体及び出力帳票の保管)
第6条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票の保管を適正に行うため、次の措置を講じなければならない。
(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠できる耐火性書庫に保管する等の措置をとること。
(2) 記録媒体及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) 記録媒体及び出力帳票の廃棄に当たっては、復元できない方法により適切に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置管理者の指定等)
第8条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者を指定しなければならない。
2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、端末装置の操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 端末装置の操作者は、磁気記録の保全及び保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第9条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的に、又は随時にパスワードの更新を行うなど、厳重に管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第10条 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
2 端末装置の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(研修等の実施)
第11条 保護管理者は、必要に応じて戸籍データの重要性及びプライバシー保護に関し職員の意識の高揚を図るための研修を実施しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムの操作方法及び事故発生時における必要な措置についての教育訓練を実施しなければならない。
(機器等の管理)
第12条 保護管理者は、コンピュータ及びその関連設備については、障害、盗難等を防止するため、適切な設置及び管理をしなければならない。
2 端末装置の設置については、その操作画面及び処理内容が申請人等第三者に知られることがないようにするため、適切な措置を講じなければならない。
(保管施設の管理及び保全)
第13条 保護管理者は、コンピュータ等の設置施設及び戸籍データの保管施設の入室者を限定するなど、当該施設の入退室について適切な管理をしなければならない。
2 保護管理者は、コンピュータ等の設置施設及び戸籍データの保管施設の火災の防止、地震対策等について適切な措置を講じなければならない。
附則
この訓令は、平成18年3月21日から施行する。