(目的)

第1条　この訓令は、綾川町における文書の管理について基本的事項を定めることにより、文書事務の適正かつ迅速な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(文書の処理及び作成の原則)

第2条　文書は、適性かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が効率的に処理されるよう努めなければならない。

(定義)

第3条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(総務課長の職責)

第4条　町長は、文書管理に関する事務の総責任者である文書統括責任者を置き、総務課長の職にある者をもって充てる。

(課長の職責)

第5条　課長は、課の文書事務に関する一切の事務の責任者である文書管理責任者を担当する。

(統括文書主任)

第6条　文書事務を適正かつ迅速に処理するため、統括文書主任を置き、文書統括責任者の指定する者をもって充てる。

(文書主任)

第7条　文書事務を適性かつ迅速に処理するため、各課に文書主任を置き、文書管理責任者の指定する者をもって充てる。

(文書管理システム)

第8条　文書の受領、収受、作成、回議、合議、決裁、発送、施行、保管、保存又は廃棄を行うときは、文書管理システムに必要な事項を登録しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第9条　文書には、記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でないと認められる文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(到達文書の取扱い)

第10条　町役場に到達した文書(以下「到達文書」という。)は、文書統括責任者が受領し、収受及び配布は、次に定めるところによる。

(執務時間外の到達文書)

第11条　執務時間外の到達文書は、宿日直員が受領し、文書統括責任者に引き継がなければならない。

(転送の禁止)

第12条　配布を受けた文書のうち、当該課の所管に属しないものがあったときは、直ちに総務課へ返付し、各課相互に転送してはならない。

(配布文書等の取扱い)

第13条　文書管理責任者は、配布を受けた文書(以下「配布文書」という。)を次により速やかに処理しなければならいない。

第14条　前条第1項第1号(同条第2項に規定する場合を含む。)の規定により文書取扱者が受領した文書のうち必要なものは、当該文書の処理を行う職員(以下「事務担当者」という。)が、文書管理システムに文書名、収受日、発信者名等を登録することによって収受しなければならない。

(文書の処理方針)

第15条　文書は、文書管理責任者及び文書主任が中心となって速やかに処理しなければならない。

(文書処理の期日)

第16条　課に配布された文書は、原則としてその日のうちに事務担当者に回付しなければならない。ただし、指定された期日内に処理することが困難であると認められるときは、文書管理責任者の承認を得て期日を延長することができる。

(文書の起案)

第17条　文書の起案は、事案の件名、起案理由、起案日、保存年限、その他必要事項を文書管理システムに登録し、文書管理システムから出力された起案用紙を用いて行わなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(関係書類の添付)

第18条　起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添付しなければならい。

(合議による文書の処理)

第19条　2以上の課に関連する文書は、所管課で処理案を起案し、所管課長は、関係する課へ合議した後、上司の決裁を受けなければならない。

(機密文書の取扱い)

第20条　緊急を要する文書又は機密文書等その他重要な文書で決裁を必要とするものは、当該文書の内容を説明し得る職員が持ち回りで決裁を受けなければならない。

(未処理文書の調整)

第21条　文書主任は、常に未処理文書を調整し、自ら処理する場合を除き、事務担当者にその処理を促進するよう指導しなければならない。

(文書の審査)

第22条　次に掲げる事案に係る文書は、主管文書管理責任者の意思決定を経た後、他の課に関係あるものは、更に当該関係文書管理責任者の合意を経て、文書統括責任者の審査を受けなければならない。

(文書の発信者名)

第23条　発送文書は、町長名を用いなければならない。ただし、事案の内容により町長名とする必要がないものについては、町名、副町長名、会計管理者名、参事名、局長名、支所長名、支所名、課長名、課名、室長名又は室名を用いることができる。

(浄書及び校合)

第24条　文書の浄書は、所管課で行うものとする。

(公印)

第25条　校合を終了した浄書文書は、綾川町の公印に関する規則(平成18年綾川町規則第7号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものには公印を押印しないことができる。

(文書の整理)

第26条　文書は、常に整然と整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(文書分類表の変更)

第27条　各課は、次に掲げる事由が生じた場合には速やかに文書分類の変更を検討し、文書分類登録・変更を総務課に依頼しなければならない。

(分類項目の変更)

第28条　各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更を検討し、総務課と調整を行わなければならない。

(文書の保管)

第29条　文書の保管は、文書主任のもと、各課において行うものとする。

(常用文書)

第30条　文書管理責任者は、当該課において常時利用する必要があると認めるものを常用文書として指定することができる。

(文書の保存)

第31条　文書の保存年限の種別は、次の9種類とする。

(保存年限の起算)

第32条　文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年により処理する必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

(保存文書の引継ぎ)

第33条　保管期間が満了した文書で保存を必要とするものの引継ぎは、別に定めるところにより、各年度終了後、行わなければならない。

(引継ぎ文書の確認)

第34条　文書統括責任者は、前条により文書の引継ぎを受けたときは、当該文書の確認を行わなければならない。

(書庫の管理)

第35条　書庫の管理者は、文書統括責任者とする。

(文書の廃棄)

第36条　保存期間が満了した文書は、速やかに廃棄しなければならない。

(文書の継続保存)

第37条　文書管理責任者は所管課において、保存期間満了後、更に継続して保存する必要があると認められる文書があるときは、保存期間満了前に文書統括責任者の承認を受けなければならない。

第38条　この訓令に定めるもののほか、文書管理に関し必要な事項は、町長が別に定める。